9 points essentiels pour bien conclure ma réunion

Ça y est : votre réunion touche à sa fin. Parce que vous l’aviez bien préparée en amont, et grâce à quelques techniques d’animation simples, tout s’est bien passé : tout le monde a pu s’exprimer, les échanges ont été productifs, vous avez su rester concentrés sur les objectifs annoncés… Vous poussez un ouf de soulagement. Mais maintenant, que devez-vous faire ? Juste un petit au revoir sans conclusion ?

La réunion sans conclusion : une frustration pour les participants

Même lorsqu’ils ont trouvé une réunion utile et efficace, de nombreux acteurs de santé que je rencontre à l’Atelier des Facilitateurs se disent frustrés par la manière dont leurs réunions se terminent : manque d’énergie, impression de flottement, pas de projection…

Et pour cause ! La conclusion d’une réunion est un moment important, qui doit vous permettre par exemple de :

• prendre du recul sur le temps passé,
• partager ce que les participants ont aimé et moins aimé,
• rappeler les décisions qui ont été prises et s’assurer que tous les participants sont alignés
• vous entendre sur la suite à donner : prochaines étapes, prochaines réunions, etc.
• remercier les participants de vous avoir accordé du temps
• renforcer la dynamique et la motivation d’un groupe de travail

Pour soigner votre conclusion, je vais vous donner 9 astuces et bonnes pratiques simples à mettre en œuvre. Je les utilise régulièrement pour conclure les temps collectifs que j’organise, et elles me permettent d’enfoncer le clou en augmentant la satisfaction des participants et en sécurisant le travail accompli en séance.

Conclure une réunion : la checklist pour un finish parfait

En tant qu’hôte, je vous propose ces 9 points essentiels pour bien conclure vos réunions :

1 – Rappeler l’objectif de la réunion

Ça peut sembler bateau, mais après un long échange, rappeler aux participants pourquoi vous les aviez réunis leur permet de donner du sens aux échanges qui ont eu lieu. Chacun peut alors constater que les objectifs visés ont été atteints, ce qui renforce la satisfaction et la motivation du groupe. Vous limitez ainsi également les frustrations liées à des attentes non satisfaites de certains participants.

2 – Synthétiser les décisions prises en séance

C’est essentiel pour sécuriser le travail accompli lors d’une réunion : résumer oralement la liste des décisions prises ensemble ainsi que les actions à mener et les délais de réalisation. Votre compte rendu fournira une trace écrite, mais il s’agit de vous assurer que tous les participants sont bien alignés. Il faut également leur permettre de compléter en soulignant les points importants pour eux. Votre compte-rendu n’en sera que plus précis et mieux compris !

3 – Vérifier que les décisions sont bien validées par le groupe

Complémentaire au point précédent : une fois que vous avez listé les décisions prises, il peut être utile d’organiser un dernier tour de table pour que chacun puisse s’exprimer, et vérifier que tout le monde est bien d’accord. C’est nécessaire notamment si votre réunion comprend des décisionnaires clé. Lors d’une réunion en présentiel, vous pouvez aussi demander aux participants de voter à main levée. A distance, vous pouvez leur demander de signaler leur accord dans le chat de votre outil de visioconférence avec un émoji 👍, un simple “OK”, ou leur donner l’occasion de s’exprimer s’ils le souhaitent en levant la main.

4 – Vérifier qu’il y a un porteur pour chaque action à mener

Vous êtes tombés d’accord sur un plan d’action, vous avez listé des tâches et fixé des délais. Voilà une réunion rondement menée ! Sauf que… êtes-vous sûr que chacune des tâches listées a bien un porteur identifié, et que celui-ci en a conscience ? Prendre quelques minutes pour passer en revue la liste des tâches vous permet de gagner du temps dans votre projet en vérifiant l’engagement des porteurs.

5 – Annoncer les prochaines étapes : dates butoirs, réunions de suivi, etc.

“La différence entre un rêve et un projet, c’est une date », disait Walt Disney. Rien de plus démotivant que les réunions où l’on travaille sur un projet qui, finalement, n’avancera jamais. Donner de la visibilité sur le calendrier des prochaines étapes et actions prévues permet aux participants de mieux comprendre le contexte dans lequel s’inscrit votre réunion. Ce calendrier renforce leur motivation en leur montrant concrètement que les choses vont avancer. Vous boostez ainsi la dynamique de votre collectif.

6 – Déterminer la prochaine réunion : date, lieu, sujets prévus

Complémentaire au point précédent : vous pouvez gagner beaucoup de temps et vous épargner des Doodle fastidieux en calant ensemble la date et le contenu d’une prochaine réunion.

7 – Demander aux participants d’évaluer la réunion

C’est particulièrement utile dans le cadre de réunions récurrentes comme les points d’équipe, les réunions associatives et syndicales, ou les comités de projet. Améliorer le format ou le contenu de vos réunions à partir des retours de vos participants est un puissant levier d’adhésion. Vous pouvez leur demander si la réunion a répondu à leurs attentes, et les aiguiller pour que chacun partage en un ou deux mots une chose qu’il a aimée dans la réunion, et une chose qu’il a moins aimée. Un tour de table peut suffire, mais pour gagner du temps, si vous êtes en distanciel, vous pouvez utiliser le chat de votre visioconférence. Vous gardez ainsi une trace écrite des retours formulés !

8 – Remercier chacun pour sa contribution

Assister à une réunion, c’est sacrifier une heure de travail ou de temps personnel précieux. N’oubliez pas de remercier vos participants pour le temps qu’ils vous ont accordé !

Combien de temps prévoir pour la conclusion ?

Une bonne réunion doit commencer et, surtout, finir à l’heure prévue ! C’est pourquoi la gestion du temps est essentielle. Lorsque vous préparez votre déroulé, prévoyez donc du temps pour la conclusion, afin qu’elle ne déborde pas de l’horaire prévu.

Si vous reprenez les principales étapes de la checklist, vous pouvez avoir prévu de :

• Rappeler l’objectif de la réunion et récapituler l’essentiel (décisions, liste des tâches, porteurs) : 3 minutes
• Faire un tour de table pour que chacun puisse compléter ou exprimer un retour sur la réunion : 1 minute par participant
• Annoncer les prochaines étapes et fixer la date de la prochaine réunion : 3 minutes

Total : une dizaine de minutes, voire plus en fonction du nombre de participants.

Sur une réunion type d’une heure, ça n’est pas rien ! Il est donc essentiel de prévoir le timing de chaque séquence de votre réunion, et de veiller à le respecter.