Formez-vous à l'identitovigilance en 5 épisodes audio

Bienvenue dans cette formation audio dédiée à l’identitovigilance !

Acteurs de santé, pourquoi devriez-vous écouter cette formation ?

Tous les acteurs de la santé qui utilisent des outils informatiques comme la gestion administrative du patient, la messagerie sécurisée, le dossier médical, ou encore des applications comme la télémédecine sont concernés par la gestion des identités des patients ou usagers. Dès que l’on veut échanger ou partager des données de santé entre plusieurs outils ou systèmes informatiques, il faut pouvoir identifier le patient de la même façon pour être certain de le reconnaître partout et à chaque étape de son parcours de soin.

Pour que l’identitovigilance n’ait plus de secret pour vous, notre référente identitovigilante régionale Charlotte Voegtlin vous propose une formation en distanciel à travers 5 épisodes audio de 5 minutes maximum à suivre ci-dessous ou à retrouver sur la chaîne youtube du GCS TESIS juste ici.

C’est parti, vous pouvez débuter la formation !

1. Pour commencer, munissez-vous d’un casque audio ou d’une paire d’écouteurs. 

 

2. Puis cliquez sur le titre d’un des 5 épisodes figurant dans la liste ci-après. Pour lire l’épisode, il suffira de cliquer sur le bouton play. 

 

3. Si vous ne pouvez pas lire les pistes audio, chaque épisode est retranscrit. Vous trouverez le texte en dessous de chaque épisode ainsi que des liens pour aller plus loin.

 

Si vous rencontrez des difficultés à lire les épisodes, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse suivante : a.robert@tesis.re

Épisode 1 : Introduction

→ Ce premier épisode permettra à Charlotte de vous expliquer les raisons et les objectifs de cette formation. Durée : 2min40

 

RETRANSCRIPTION :

[Bonjour je suis Charlotte, référente identitovigilance à La Réunion et je travaille au sein du Groupement de Coopération Sanitaire TESIS.

Parmi mes missions figurent la formation aux questions d’identitovigilance. Ne partez pas ! Identitovigilance c’est pas un mot facile, mais c’est pour ça que je suis là. Je vais vous proposer une formation déclinée en 5 épisode audio pour que demain, l’identitovigilance n’ai plus de secret pour vous ! Le premier, épisode, celui-ci, me permettra de vous expliquer le pourquoi de cette formation. Dans le second épisode je vous parlerai de la place et de l’évolution du numérique dans la santé. Dans le troisième épisode on parlera identitovigilance, on verra ce que c’est et quels en sont les enjeux. Enfin, dans le quatrième épisode je vous donnerai les clefs essentiels pour devenir le boss de l’identitovigilance. ET pour terminer je reviendrai sur l’essentiel à retenir. C’est une première pour moi, j’espère que ca vous plaira ! N’hésitez pas à me faire des retours !

Alors pour commencer, la question essentielle me semble être :

Pourquoi parler des identités des patients dans les outils informatiques de santé ?

Tous les acteurs de la santé qui utilisent des outils informatiques -comme la gestion administrative du patient, la messagerie sécurisée, le dossier médical, ou encore des applications comme la télémédecine – tous sont concernés par la gestion des identités des patients ou usager.

Dès que l’on veut échanger ou partager des données de santé entre plusieurs outils ou systèmes informatiques, il faut pouvoir identifier le patient de la même façon pour être certain de le reconnaître partout et à chaque étape de son parcours de soin.

Quels sont les objectifs de ces vidéos de formation ?

Je souhaite qu’à l’issu de cette formation vous connaissiez les principes de base de l’identification numérique du patient.

Et que vous deveniez compétent pour identifier correctement et en toute sécurité le patient en adoptant quelques bonnes pratiques quotidiennes.

C’est tout pour aujourd’hui, j’espère vous avoir donner envie d’écouter la suite ! Pour rappel vous pouvez retrouver tous les épisodes de cette formation sur la chaine youtube ou le blog du GCS TESIS. Les liens figurent dans la description de la vidéo.]

 

💡 N’hésitez pas à partager cet épisode à vos collègues et à votre réseau professionnel qui pourrait en avoir besoin.

 

Épisode 2 – Le contexte du numérique en santé en France

→ Dans ce second épisode, Charlotte vous parlera de la place et de l’évolution du numérique dans la santé. Durée : 3min47

RETRANSCRIPTION :

[Bonjour je suis Charlotte, référente identitovigilance à La Réunion et je travaille au sein du Groupement de Coopération Sanitaire TESIS, vous écoutez le second épisode de la formation en identitovigilance. Aujourd’hui on parle de la place et de l’évolution du numérique dans la santé.

Une stratégie de e-santé ou santé numérique a vu le jour en avril 2019 dans le cadre des travaux « Masanté 2022 ». C’est un texte qui présente la politique de transformation du système de santé français.

Le pilotage du volet numérique est assuré par Dominique Pon et Laura Létourneau, qui sont respectivement responsable et déléguée ministériels de la délégation du numérique en santé ( ou DNS).

Dans la feuille de route intitulée “Accélérer le virage numérique”, 5 grandes orientations et 26 actions sont décrites pour engager tous les acteurs de la santé ainsi que les usagers des soins dans cette transition numérique.

La gestion des identités fait partie de l’orientation “intensifier la sécurité et l’interopérabilité des systèmes d’information en santé”. L’interopérabilité désigne la capacité des outils informatiques à communiquer entre eux, parler le même langage en quelque sorte, pour échanger et partager des informations de santé dans notre cas.

Pour en savoir plus sur le contexte, je vous ai fait une sélection de liens, n’hésitez pas a aller les consulter.

• Lien 1 : la synthèse du projet numérique en santé en France « Ma santé 2022 : accélérer le virage numérique »

• Lien 2 : un aperçu des grandes orientations du numérique en santé, dans la « feuille de route : accélérer le virage numérique santé »

https://esante.gouv.fr/MaSante2022/feuille-de-route

• Lien 3 : pour les plus curieux, le site de l’ANS avec les actualités, les projets, les thématiques de la santé numérique, etc.

https://esante.gouv.fr/actualites

À La Réunion, le numérique dans la santé est aussi développé. Je vais vous présenter les principaux services proposés par les acteurs publiques.

Vous avez peut-être entendu parlé de LIEN, de la MSS pour la messagerie sécurisée de santé, du DCC pour le dossier communiquant de cancérologie, du ROR pour le répertoire de l’offre de soin régionale… et bien ce sont tous des services proposés par la structure régionale en charge de la e-santé à la Réunion, il s’agit du GCS TESIS.

Je précise. Les orientations nationales du numérique en santé sont impulsées à la Réunion, comme dans toutes les autres régions de France, par l’Agence Régionale de Santé (ARS) et un groupement dédié à leur mise en œuvre opérationnelle.

À La Réunion, il s’agit du GCS TESIS. Les professionnels et les structures de santé du territoire peuvent y adhérer. Ils bénéficient alors des services numériques, et participent à la gouvernance et au développement du groupement.

Différents types de services numériques sont proposés : des services techniques, des applications et des outils numériques, du conseil et de l’expertise, et la médiathèque masante.re qui propose des contenus de santé pour le grand public. Si vous êtes raccordés à la plateforme régionale, vous produisez et alimentez ces services avec vos données de santé, et vous les utilisez ensuite pour améliorer la prise en charge de vos patients.

Pour en savoir plus, vous pouvez aller visiter le site du GCS, son blog et le site de prévention santé destiné au grand public en cliquant sur les liens proposés dans la barre de description ci-dessous :

https://www.tesis.re

https://masante.oiis.re/portal/

https://www.facebook.com/OIISMaSante.re/

C’est tout pour aujourd’hui, j’espère vous avoir donner envie d’écouter le troisième épisode ! Pour rappel tous les épisodes de cette formation se trouvent sur la chaine youtube et sur le blog du GCS TESIS.

 

💡 N’hésitez pas à partager cet épisode à vos collègues et à votre réseau professionnel qui pourrait en avoir besoin.

 

Épisode 3 – Qu’est-ce que l’identitovigilance ?

→ Dans ce troisième épisode, Charlotte vous donnera une définition de l’identitovigilance et de ses enjeux. Durée : 5min10

RETRANSCRIPTION :

[À propos des enjeux de l’identification numérique du patient, nous avons vu dans une vidéo précédente qu’il y a aujourd’hui une véritable politique nationale du numérique en santé déployée en France et repris dans le texte “Ma santé 2022 : accélérer le virage numérique”. L’architecture de l’ensemble des systèmes informatiques de santé, leur organisation, leur développement, tout cela est défini pour les prochaines années, et va peu à peu modifier certaines pratiques et organisations dans les soins. Le dossier médical partagé, la télémédecine, les applications santé en sont des exemples déjà visibles. 

Dans les ressources que je vous ai transmises, nous voyons que l’identité du patient dans les outils informatiques est une question fondamentale et sensible. C’est un prérequis pour que ces outils puissent dialoguer entre eux. 

Au-delà de la possibilité technique de partager des données de santé, on touche à la sécurité des soins du patient ! Une mauvaise identification dans un système informatique peut conduire à des erreurs de diagnostic et de traitement dont les conséquences peuvent être désastreuses.

Pour bien comprendre prenons un exemple. Je suis admis à l’hôpital pour une opération, puis je vais faire une radiologie en ville, ensuite je vais dans un centre de réadaptation de longue durée. A toutes ces étapes, on me créé un dossier médical et chaque professionnel de santé que je rencontre souhaite disposer de l’ensemble de mes informations médicales (antécédents, traitement en cours, prochains examens, etc.). Ils veulent avoir la certitude que ces informations sont correctes et exhaustives pour me donner les bons soins.

Retenez bien qu’identifier un patient est considéré comme le premier acte de ses soins ! Que se soit sur papier ou de façon dématérialisée.

Les concepts de base liés à l’identité numérique. Pour être sûr que nous parlons bien des mêmes choses, voyons ensemble quelques notions liées à l’identité

Tout d’abord l’identité numérique justement : elle est composée d’un ensemble d’informations ou traits d’identité (nom, prénoms, etc.) et d’un identifiant (un ensemble de chiffres et de lettres, par exemple SER6789 ou 00037890).

Lorsque nous parlons d’identification dans un outil informatique nous parlons d’identification primaire (et secondaire quand on parle d’identification dans les soins). Ca comprend les opérations de recherche de patient dans la base, la création/modification/validation de son identité et bientôt la récupération de l’identifiant national de santé, l’INS.

Ca, c’est vraiment un terme à retenir : L’Identifiant National de Santé ! Si ce n’est pas déjà le cas, vous allez en entendre parler très rapidement. C’est un identifiant unique et propre à chaque personne, qui reste le même toute le vie. Son utilisation est obligatoire dès le 1er janvier 2021 par l’ensemble des professionnels de santé pour référencer, conserver et transmettre les informations de santé. Il est constitué du matricule ou Numéro d’Identification au Répertoire des Personnes Physiques (NIR ou NIA, l’actuel numéro de sécurité social) et de 5 traits d’identités :

• le nom de famille qui correspond au nom de naissance
• la liste des prénoms de l’état civil
• la date de naissance
• le sexe
• et le code commune du lieu de naissance (ou le code pays pour les personnes nées à l’étranger)

Pour finir on parle d’identitovigilance pour désigner l’organisation et les moyens mis en œuvre par un établissement ou un professionnel pour fiabiliser l’identification des patients à toutes les étapes de leur prise en charge. Cela va de la compréhension et du respect des règles d’identification à la gestion des risques liés aux erreurs d’identités.

Tous les établissements et les professionnels, de manière adaptée, doivent déployer l’identitovigilance, et notamment désigner un référent sur ce sujet.

C’est tout pour aujourd’hui, j’espère vous avoir donner envie d’écouter le quatrième épisode ! Pour rappel tous les épisodes de cette formation se trouvent sur la chaine youtube et sur le blog du GCS TESIS dont vous trouverez les liens dans la description de la vidéo.]

💡 N’hésitez pas à partager cet épisode à vos collègues et à votre réseau professionnel qui pourrait en avoir besoin.

 

Épisode 4 – Quelles sont les bonnes pratiques d’identification d’un patient ?

→ Dans ce 4ème épisode, Charlotte vous donnera les clefs essentiels pour devenir incollable sur l’identitovigilance. Durée : 5min11

RETRANSCRIPTION :

[Bonjour je suis Charlotte, référente identitovigilance à La Réunion et je travaille au sein du Groupement de Coopération Sanitaire TESIS, vous écoutez le quatrième épisode de la formation en identitovigilance. Aujourd’hui je vous donne les clés essentielles pour devenir le boss de l’identitovigilance. En fait, il s’agit d’actions très simples que vous pouvez mettre en œuvre dès à présent pour identifier correctement et en toute sécurité les patients ou usagers.

En 2021, ces bonnes pratiques seront complétées par l’utilisation de l’Identifiant National de Santé. Mais cette thématique fera l’objet d’une autre vidéo.

Voyons maintenant ces bonnes pratiques :

• A chaque fois que vous identifiez un patient, vous devez d’abord vérifier s’il est connu dans votre outil informatique. Vous commencez donc par lancer une recherche dans votre base de données. 
  Une bonne habitude à prendre pour limiter le nombre de résultats est de chercher par la date de naissance, éventuellement complétée par les premières lettres du nom (de naissance ou utilisé) et/ou du prénom (de naissance ou utilisé).

Autre conseil, lorsque vous posez des questions au patient, prenez l’habitude d’utiliser une formulation ouverte. Je m’explique, demandez « quelle est votre date de naissance ? » plutôt que « votre date de naissance est bien le …. ? ». Cela rend le patient plus actif et attentif, et peut vous aider à éviter des erreurs et déceler des cas d’usurpation d’identité.

• Si le patient n’est pas connu, vous créez son identité manuellement à partir des informations fournies par le patient ou son accompagnant (en attendant l’INS)
  Vous utilisez une pièce d’identité : carte d’identité, passeport, carnet de famille ou extrait d’acte de naissance, titre de séjour. Attention la carte vitale n’est pas une pièce d’identité !

Vous enregistrez a minima les informations suivantes : le nom de naissance, la liste des prénoms de naissance, la date de naissance, le sexe, le lieu de naissance (code de la commune de naissance). Et si vous avez les informations vous complétez avec : le nom d’usage, l’adresse postale, le numéro de téléphone portable et l’e-mail par exemple.

Respectez la saisie comme sur la pièce d’identité : le nom en majuscules non accentuées sans signe diacritique (accents, cédille) sans abréviation; les prénoms en majuscules non accentuées sans signe diacritique sans abréviation sans virgules en conservant les tirets et les apostrophes.

Pour indiquer le degré de fiabilité d’une l’identité, il est important de lui attribuer un statut dans votre outil: identité provisoire (pas d’utilisation d’une pièce d’identité), identité validée (à l’aide de la pièce d’identité du patient). Avec l’INS deux autres statuts seront utilisés.

Enfin pour pour assurer la qualité des identités dans votre base locale 
Vous pouvez d’abord respecter les bonnes pratiques que nous venons de voir.

Puis vous allez repérer et traiter les anomalies d’identité : les doublons d’identité qui font que le patient a plusieurs dossiers sont à fusionner; les collisions d’identité qui font que les informations de plusieurs patients différents sont mélangées dans un même dossier sont à trier; les usurpations d’identités régulières avec la carte vitale qui génèrent des collisions d’identité sont à éviter. Pour traiter ces cas, référez-vous aux procédures d’IV de votre structure.

Attention avec les cas de collisions, vous obtenez des informations médicales qui ne sont pas attribuées à la bonne personne. Le risque est de faire un diagnostic ou d’administrer un traitement inadapté voire dangereux au patient.

Dans certains cas l’identification du patient nécessite de mettre en place des procédures spécifiques (anonymat, admission en urgence, etc.). Il s’agit de cas particuliers pour lesquels je vous conseille de vous référez encore aux procédures mises en place par votre structure.
C’est tout pour aujourd’hui, j’espère vous avoir donner envie d’écouter le cinquième épisode ! Pour rappel tous les épisodes de cette formation se trouvent sur la chaine youtube et sur le blog du GCS TESIS dont vous trouverez les liens dans la description de la vidéo.]

💡 N’hésitez pas à partager cet épisode à vos collègues et à votre réseau professionnel qui pourrait en avoir besoin.

 

Épisode 5 – L’essentiel à retenir

→ Ce dernier épisode de la formation se concentre ce qu’il faut retenir des principes de l’identitovigilance. Durée : 2min40

RETRANSCRIPTION :

[Les bonnes pratiques d’identitovigilance que nous avons vu ensemble fiabilisent l’identification du patient. Elles permettent que les données médicales soient partagées en toute sécurité entre les différents acteurs des soins.

Chaque imprécision ou erreur se répercute chez tous les autres. Vous devez avoir en tête qu’en tant que producteur de données de santé vous êtes le responsable légal des identités que vous créées et gérées.

Bientôt , en 2021, l’identifiant national de santé sera utilisé pour les identités numériques mais ces bonnes pratiques d ‘identification que nous venont de voir seront toujours valables.

Pour résumer, soyez vigilant quand vous manipulez les identités, suivez ces bonnes pratiques en fonction des situations, et basez vos vérifications sur un document officiel d’identité. Ainsi vous participez à l’assurance que la bonne information de santé est partagée pour le bon patient !

Voilà c’était le dernier épisode de la formation identitovigilance ! Je vous remercie pour votre écoute, vous avait maintenant les clés essentiels pour bien identifier les patients ou usager.

Pour rappel tous les épisodes de cette formation se trouvent sur la chaine youtube et sur le blog du GCS TESIS dont vous trouverez les liens dans la description de la vidéo.]

💡 N’hésitez pas à partager cet épisode à vos collègues et à votre réseau professionnel qui pourrait en avoir besoin.